Договор в Битрикс: почему менеджеры всё ещё заполняют его вручную

Договор в Битрикс должен создаваться быстро. Ведь почти все данные для него уже есть в CRM: клиент, реквизиты, товары, суммы, условия оплаты и ответственный менеджер.

Но во многих компаниях процесс выглядит иначе.

После согласования сделки менеджер открывает шаблон договора, вручную переносит данные из CRM, проверяет реквизиты, меняет условия и отправляет документ на согласование. Если находится ошибка, договор приходится переделывать и согласовывать заново.

В результате время уходит не на продажи, а на работу с документами.

Какие проблемы возникают при подготовке договора в Битрикс

Когда договоров немного, ручное заполнение кажется привычной частью работы. Но по мере роста количества сделок начинают появляться сложности.

Менеджеры используют разные версии шаблонов, забывают обновить реквизиты или отдельные пункты договора. Юристы тратят время на проверку типовых документов, а клиенты дольше ждут отправки договора.

Особенно заметны проблемы в компаниях, где договор зависит от множества условий: типа клиента, системы налогообложения, способа оплаты, набора услуг или товаров.

Чем больше вариантов договора, тем выше вероятность ошибки.

Почему обычного шаблона договора недостаточно

Большинство компаний начинают с шаблонов в Word. Это помогает стандартизировать документы, но не убирает ручную работу.

Менеджеру всё равно приходится менять данные клиента, редактировать пункты договора, проверять суммы и следить, чтобы в документе не осталось информации от прошлой сделки.

Поэтому даже хороший шаблон не решает главную проблему — договор всё ещё создаётся вручную.

Как автоматизировать договор в Битрикс

Если шаблон договора уже существует, его можно превратить в автоматический документ.

Для этого многие компании используют Комбинатор — конструктор шаблонов документов для Битрикс24.

Шаблон договора настраивается один раз. После этого менеджер работает только со сделкой в CRM. Когда приходит время подготовки документа, Комбинатор автоматически подставляет данные клиента, реквизиты, суммы, товары, услуги и нужные условия договора.

Если для разных типов клиентов используются разные формулировки, они тоже могут подставляться автоматически.

В результате менеджер получает готовый договор за несколько кликов, а не собирает его вручную из нескольких файлов.

Чем автоматическое заполнение документов лучше обычных шаблонов

Главное преимущество автоматизации — скорость и отсутствие рутины.

Менеджеру больше не нужно копировать данные между системами, проверять каждый пункт договора и вручную вносить изменения. Юристы перестают тратить время на постоянную проверку типовых документов и могут сосредоточиться на действительно сложных вопросах.

При этом сохраняются привычные типовые формы документов и утверждённые формулировки компании.

Результат

После автоматизации подготовки договоров компании обычно сокращают время на создание документов в 3–4 раза.

Менеджеры быстрее отправляют договоры клиентам, быстрее переходят к оплате и быстрее закрывают сделки.

За счёт этого скорость закрытия сделок может вырасти в 2–4 раза, а выручка отдела продаж — на 20–40%.

Если вы хотите автоматизировать договор в Битрикс и убрать ручное заполнение документов, попробуйте Комбинатор бесплатно. Он поможет настроить автоматическое заполнение документов прямо внутри Битрикс24.