Автоматизация работы с документами становится нужна в тот момент, когда сотрудники начинают тратить слишком много времени на однотипные файлы.
Сначала это выглядит безобидно. Менеджер заполняет договор, юрист проверяет типовое соглашение, бухгалтер готовит акт, кадровик оформляет приказ. Но когда документов становится много, ручное заполнение начинает тормозить всю компанию.
Сотрудники копируют данные из одной системы в другую, ищут актуальные шаблоны, исправляют реквизиты, проверяют суммы и согласуют одни и те же формулировки. Из-за этого появляются ошибки, задержки и лишняя нагрузка на команды.
Где чаще всего теряется время
Главная проблема не в самих документах, а в повторяющихся действиях.
Одни и те же данные приходится переносить в КП, договоры, счета, акты, приложения и внутренние документы. Если в компании несколько отделов, процесс становится ещё сложнее: продажи ждут юристов, юристы возвращают документы на правки, бухгалтерия просит уточнить суммы, клиент ждёт финальную версию.
В итоге документ, который должен просто сопровождать сделку или внутренний процесс, становится отдельным узким местом.
Почему обычные шаблоны не решают проблему полностью
Шаблоны Word помогают навести порядок, но не убирают ручную работу.
Даже если в компании есть утверждённые типовые формы документов, сотрудник всё равно открывает файл, вручную подставляет данные, меняет условия, проверяет таблицы и следит, чтобы внутри не осталось старой информации.
Чем больше вариантов документов, тем выше риск ошибки. Один договор нужен для ИП, другой — для ООО. В одном случае используется предоплата, в другом — постоплата. Где-то нужны дополнительные условия, где-то другая таблица или другой подписант.
Так появляются десятки похожих шаблонов, которые сложно поддерживать.
Сделайте из своих типовых договоров, кп и актов нейро-шаблоны Комбинатора и заполняйте их в 10 раз быстрее!
Как должна работать автоматизация работы с документами
Хорошая автоматизация начинается с простого принципа: если данные уже есть в CRM, ERP, BPM или другой системе, сотрудник не должен переносить их вручную.
Документ должен собираться автоматически по заранее настроенным правилам. Система берёт нужные данные, подставляет их в шаблон, формирует таблицы, рассчитывает суммы и выбирает подходящие условия.
Сотрудник работает с данными, а не редактирует каждый документ с нуля.
Как помогает Комбинатор
Комбинатор — это программа для автоматического заполнения, подготовки и создания документов.
Сначала в Комбинаторе настраивается шаблон: структура документа, переменные поля, условия, таблицы и расчёты. После этого документ можно создавать автоматически.
В Битрикс24 Комбинатор формирует документы по данным CRM: сделок, компаний, контактов и смарт-процессов. В версии Стандарт через API он может получать данные из других корпоративных систем: CRM, ERP, BPM, внутренних баз данных и собственных программ.
Это позволяет автоматизировать работу с документами не только в продажах, но и в юридическом отделе, бухгалтерии, HR, закупках, логистике и других подразделениях.
Дочитав до этого момента, вы знаете о многих преимуществах Комбинатора, но ещё далеко не о всех. Попробуйте Комбинатор бесплатно и сделайте нейро-шаблоны из ваших документов!
Комбинатор помогает быстрее заполнять и согласовывать документы.
Меньше времени на рутину и бюрократию — больше на продажи!
Закрывайте больше сделок и зарабатывайте больше.
Битрикс24
Приложение для автоматической генерации документов по данным из CRM. Встроенный текстовый редактор с предпросмотром шаблонов
API
Универсальный модуль для интеграции с любой CRM и ERP. Комбинатор бесшовно встраивается в вашу систему, получает данные, формирует документ и отправляет его
