Автоматическое заполнение документов становится актуальным тогда, когда сотрудники начинают тратить слишком много времени на работу с шаблонами.
На первый взгляд подготовка договора, коммерческого предложения или счета занимает всего несколько минут. Но если сложить время на поиск шаблона, перенос данных, проверку реквизитов, исправление ошибок и согласование, оказывается, что на документы уходят часы рабочего времени каждую неделю.
И чем больше становится компания, тем заметнее эта проблема.
Почему ручное заполнение документов тормозит работу
Большинство организаций используют типовые формы документов. Это правильный подход, который помогает поддерживать единый стандарт.
Но наличие шаблона ещё не означает автоматизацию.
Во многих компаниях сотрудники по-прежнему открывают документ вручную, копируют данные из CRM или другой системы, меняют реквизиты, обновляют таблицы и проверяют расчёты.
В результате появляются ошибки, документы согласуются дольше, а сотрудники занимаются рутинной работой вместо своих основных обязанностей.
Особенно заметно это становится в отделах продаж, где скорость подготовки документов напрямую влияет на скорость закрытия сделок.
Сделайте из своих типовых договоров, кп и актов нейро-шаблоны Комбинатора и заполняйте их в 10 раз быстрее!
Что такое автоматическое заполнение документов
Автоматическое заполнение документов — это технология, при которой документ формируется по данным из информационной системы без ручного ввода информации.
Если данные клиента уже находятся в CRM, нет необходимости переносить их в договор или коммерческое предложение вручную.
Система сама берёт нужную информацию и создаёт готовый документ.
При этом автоматически могут подставляться реквизиты, суммы, товары, услуги, даты, ответственные сотрудники и любые другие данные.
Сотруднику остаётся только проверить результат или сразу отправить документ клиенту.
Какие документы чаще всего автоматизируют
Чаще всего компании автоматизируют документы, которые создаются регулярно.
Это коммерческие предложения, договоры, счета, акты, приложения и дополнительные соглашения.
Но на практике автоматическое заполнение документов используют гораздо шире. Многие компании автоматизируют кадровые документы, юридические документы, тендерную документацию и внутренний документооборот.
Чем больше типовых документов создаётся в организации, тем выше эффект от автоматизации.
Как работает автоматическое заполнение документов в Комбинаторе
Комбинатор — это программа для автоматического заполнения, подготовки и создания документов.
Сначала в системе создаётся шаблон документа. В него добавляются поля, которые должны заполняться автоматически, а также настраиваются условия, таблицы и расчёты.
После этого сотруднику больше не нужно работать с документом вручную.
Когда необходимо создать договор, коммерческое предложение или другой документ, Комбинатор получает данные из CRM, ERP, BPM или другой корпоративной системы и самостоятельно формирует готовый файл.
Программа подставляет реквизиты, выбирает нужные формулировки, формирует таблицы, рассчитывает суммы и создаёт документ в готовом виде.
Если для разных клиентов используются разные условия, Комбинатор автоматически выбирает нужный вариант текста.
Поэтому один шаблон может заменить множество отдельных документов.
Дочитав до этого момента, вы знаете о многих преимуществах Комбинатора, но ещё далеко не о всех. Попробуйте Комбинатор бесплатно и сделайте нейро-шаблоны из ваших документов!
Комбинатор помогает быстрее заполнять и согласовывать документы.
Меньше времени на рутину и бюрократию — больше на продажи!
Закрывайте больше сделок и зарабатывайте больше.
Битрикс24
Приложение для автоматической генерации документов по данным из CRM. Встроенный текстовый редактор с предпросмотром шаблонов
API
Универсальный модуль для интеграции с любой CRM и ERP. Комбинатор бесшовно встраивается в вашу систему, получает данные, формирует документ и отправляет его
