Когда компания начинает расти, количество документов растёт вместе с ней.
Сначала менеджеры готовят несколько коммерческих предложений и договоров в неделю. Потом появляются десятки документов в день. В какой-то момент сотрудники начинают тратить на документы больше времени, чем на свою основную работу.
Появляются ошибки в реквизитах, разные версии шаблонов, бесконечные согласования и ручное редактирование типовых документов.
Именно в этот момент компании начинают искать шаблонизатор документов.
Что такое шаблонизатор документов
Шаблонизатор документов — это инструмент, который позволяет автоматически создавать документы по заранее настроенным правилам.
Вместо того чтобы каждый раз заполнять документ вручную, сотрудник работает с данными, а система сама формирует готовый файл.
Например, если нужно подготовить договор, программа может самостоятельно подставить данные клиента, реквизиты, стоимость услуг и другие данные.
Чем больше документов создаёт компания, тем больше времени позволяет экономить шаблонизатор.
Почему обычных шаблонов становится недостаточно
На старте большинство компаний используют шаблоны Word.
Это удобно, пока документов немного.
Но со временем появляются новые версии договоров, разные условия для клиентов, дополнительные соглашения, специальные формулировки и таблицы.
В результате сотрудники начинают:
- копировать старые документы;
- искать нужную версию шаблона;
- вручную менять реквизиты;
- исправлять ошибки;
- перепроверять расчёты.
Документы начинают тормозить работу компании.
Сделайте из своих типовых договоров, кп и актов нейро-шаблоны Комбинатора и заполняйте их в 10 раз быстрее!
Что такое шаблонизатор документов Комбинатор
Комбинатор — это программа для автоматического заполнения, подготовки и создания документов.
Она позволяет создавать документы любой сложности по заранее настроенным шаблонам.
Сегодня Комбинатор используется в двух вариантах.
Комбинатор для Битрикс24
Подходит компаниям, которые работают в Битрикс24.
Документы создаются по данным CRM: сделок, контактов, компаний, смарт-процессов и других сущностей.
Например, менеджер открывает сделку и нажимает кнопку создания договора. Комбинатор автоматически формирует документ по данным из CRM.
Комбинатор Стандарт (API)
Подходит компаниям, которые используют другие системы.
Комбинатор может получать данные из CRM, ERP, BPM, внутренних баз данных и собственных программ.
Поэтому его используют не только отделы продаж, но и юристы, бухгалтерия, кадровые службы, закупки, производство и другие подразделения.
Как работает Комбинатор
Принцип работы достаточно простой.
Сначала в системе настраивается шаблон документа.
В шаблоне указывается:
- какие данные нужно подставлять;
- какие блоки должны появляться при разных условиях;
- какие таблицы использовать;
- какие расчёты выполнять.
После этого шаблон начинает работать автоматически.
Например, менеджеру нужно подготовить договор.
Он выбирает нужный шаблон и запускает создание документа.
Комбинатор самостоятельно:
- подставляет данные клиента;
- заполняет реквизиты;
- формирует таблицы;
- рассчитывает суммы;
- выбирает нужные пункты договора;
- формирует готовый документ в Word или PDF.
Если для разных клиентов используются разные условия, программа сама выберет нужный вариант текста.
Если нужно сформировать коммерческое предложение с большим количеством товаров, таблица заполнится автоматически.
Если требуется счёт или акт, данные будут взяты из той же сделки без повторного ввода.
По сути сотрудник работает с данными, а не с документом.
Чем Комбинатор отличается от обычного шаблонизатора
Большинство шаблонизаторов умеют только подставлять данные в документ.
Комбинатор позволяет строить внутри документа полноценную логику.
Например:
- использовать условия;
- выполнять расчёты;
- выводить суммы прописью;
- склонять ФИО и должности;
- работать с товарами и услугами;
- автоматически выбирать нужные формулировки;
- создавать сложные таблицы;
- использовать данные из связанных объектов.
За счёт этого один шаблон часто заменяет десятки похожих документов.
Где чаще всего используют Комбинатор
Шаблонизатор документов Комбинатор чаще всего используют для подготовки:
- коммерческих предложений;
- договоров;
- счетов;
- актов;
- приложений;
- дополнительных соглашений;
- кадровых документов;
- юридических документов;
- тендерной документации;
- внутренних документов компании.
При этом источник данных может быть практически любым.
Почему компании выбирают Комбинатор
Обычно причина внедрения очень простая.
Компания устала от ручной работы с документами.
Менеджеры тратят много времени на заполнение типовых документов.
Юристы постоянно проверяют одни и те же договоры.
Сотрудники допускают ошибки в реквизитах и расчётах.
Руководители понимают, что значительная часть рабочего времени уходит на операции, которые давно можно автоматизировать.
Комбинатор позволяет убрать большую часть этой рутины за счёт автоматического заполнения документов и гибкой логики шаблонов.
Результат
После внедрения шаблонизатора документов Комбинатор компании обычно сокращают время подготовки документов в 3–4 раза.
Сотрудники быстрее создают документы, меньше ошибаются и тратят больше времени на основные задачи.
Для отделов продаж это означает ускорение закрытия сделок в 2–4 раза и рост выручки на 20–40%.
Если вы ищете шаблонизатор документов для автоматизации документооборота, попробуйте Комбинатор бесплатно. Он поможет автоматизировать создание документов любой сложности независимо от того, работаете вы в Битрикс24 или используете другие корпоративные системы.
Дочитав до этого момента, вы знаете о многих преимуществах Комбинатора, но ещё далеко не о всех. Попробуйте Комбинатор бесплатно и сделайте нейро-шаблоны из ваших документов!
Комбинатор помогает быстрее заполнять и согласовывать документы.
Меньше времени на рутину и бюрократию — больше на продажи!
Закрывайте больше сделок и зарабатывайте больше.
Битрикс24
Приложение для автоматической генерации документов по данным из CRM. Встроенный текстовый редактор с предпросмотром шаблонов
API
Универсальный модуль для интеграции с любой CRM и ERP. Комбинатор бесшовно встраивается в вашу систему, получает данные, формирует документ и отправляет его
