«От перегрузки до автоматизации: как МВМАРКЕТ успел принять участие во всех тендерах и отработать все заявки»
Компания МВМАРКЕТ столкнулась с проблемой, которая мешала эффективно участвовать в тендерах и оперативно отвечать на запросы клиентов. Менеджеры тратили много времени на составление коммерческих предложений (КП) и договоров вручную, что снижало общую продуктивность и приводило к упущению выгодных возможностей. Решение этой задачи стало приоритетной для повышения конкурентоспособности компании и удержания клиентов.
О компании
МВМАРКЕТ занимается проектированием, поставкой, монтажом и обслуживанием систем бесперебойного питания. Клиенты компании крупные предприятия, государственные учреждения и частные организации. Основное направление деятельности связано с тендерными закупками, где оперативная подготовка документов играет ключевую роль.
Проблема
Менеджеры вручную создавали и редактировали коммерческие предложения и договоры в текстовых редакторах, что занимало много времени и ресурсов. Из-за высокой загрузки сотрудники не успевали своевременно обрабатывать все заявки, что приводило к потере потенциальных клиентов и торможению процесса подготовки к участию в тендерах. Тендерные заявки подавались как правило в самый последний момент, нередко приходилось просить заказчика продлить срок подачи заявок. Образцы документов были незащищены от редактирования и часто менеджеры меняли содержание. При повторном обращении заказчика через какой-то период времени, приходилось долго искать последнюю версию выданного ранее коммерческого предложения или отправленного на рассмотрение проекта договора. Поэтому в документах появлялись ошибки и часто использовались некорректные формулировки для условий. Особенно остро эти проблемы проявились в сезон активных закупок и формирования бюджетов.
Поиск решения
Для решения задачи рассматривались два варианта: нанять специалиста по документообороту или автоматизировать процесс с использованием современных инструментов. Партнёры компании посоветовали протестировать сервис Комбинатор, предназначенный для автоматизации создания документов с помощью умных шаблонов.
Тестирование и внедрение Комбинатора
На этапе тестирования были разработаны и внедрены умные шаблоны для коммерческих предложений и договоров, адаптированные под специфику компании. Основное содержание шаблонов защищено от редактирования, а переменные данные стали заполняться в полуавтоматическом режиме. Это позволило существенно сократить время на подготовку документации, значительно ускорив процесс документооборота Компании. Комбинатор убрал из документов ошибки и сохранил корректность формулировок. Менеджеры смогли сосредоточиться на продажах, а все запросы клиентов и тендерные заявки стали обрабатываться без задержек. Внедрение Комбинатора заняло минимальное время благодаря его интуитивно понятному интерфейсу и гибкости настройки под потребности компании, мотивировало сотрудников использовать единые шаблоны документов.
Комментарий:
«Использование Комбинатора решило ключевую проблему перегрузки сотрудников, позволив нам быстро и эффективно обрабатывать большое количество тендеров и запросов. Мы смогли существенно сократить время на подготовку документации и улучшить скорость реакции на запросы клиентов, сотрудники отдела продаж, благодаря освободившемуся времени, смогли сосредоточиться на технических и финансовых вопросах предстоящих сделок, вместо бесконечного «вылизывания» формулировок в письмах и договорах. Это решение оказалось не только удобным, но и экономически выгодным для нашей компании.»
Васильев Михаил Викторович, генеральный директор МВМАРКЕТ
Результат
Внедрение Комбинатора позволило:
- Значительно ускорить работу с документацией
- Внедрить в Компании единые шаблоны документов
- Исключить ошибки и защитить корректность содержания
- Обработать все запросы и тендеры без потери клиентов
- Сэкономить на найме специалиста по документообороту. Использование сервиса оказалось более чем в 15 раз выгоднее, чем выплата годовой зарплаты сотруднику.
Компания МВМАРКЕТ планирует из всех своих документов сделать умные шаблоны в Комбинаторе и развивать их по мере накопления опыта.
Вывод
Комбинатор стал для МВМАРКЕТ ключевым инструментом, который оптимизировал бизнес-процессы и повысил конкурентоспособность. Благодаря автоматизации документооборота компания смогла эффективно работать в условиях высокой нагрузки, минимизировала затраты и сосредоточилась на развитии своей основной деятельности.