Большинство компаний начинают работу с документами одинаково. Создают несколько шаблонов в Word, сохраняют их в общей папке и используют для подготовки коммерческих предложений, договоров, счетов и других документов.
На старте этого обычно достаточно.
Но по мере роста компании количество документов увеличивается. Появляются разные версии договоров, дополнительные условия, новые услуги, разные категории клиентов. Сотрудники начинают копировать старые файлы, искать нужные шаблоны и вручную менять данные в каждом документе.
В какой-то момент становится понятно, что компании нужна не просто папка с файлами, а полноценная программа для заполнения документов по шаблону.
Какие проблемы решает программа для заполнения документов по шаблону
Главная задача такой программы — убрать ручную работу.
Когда менеджеру нужно подготовить договор, он не должен заново вводить реквизиты клиента, переносить данные из CRM или проверять каждую таблицу. Если бухгалтер готовит акт, он не должен искать старый документ и редактировать его вручную.
Чем больше документов создаёт компания, тем больше времени теряется на однотипных действиях. Вместе с этим растёт количество ошибок, появляются разные версии шаблонов, а согласование документов начинает занимать всё больше времени.
Поэтому автоматизация документооборота обычно начинается именно с поиска программы для заполнения документов по шаблону.
Сделайте из своих типовых договоров, кп и актов нейро-шаблоны Комбинатора и заполняйте их в 10 раз быстрее!
Как работает такая программа
Принцип достаточно простой.
Сначала создаётся шаблон документа. В него добавляются специальные поля, которые должны заполняться автоматически.
После этого сотруднику больше не нужно редактировать сам документ. Он работает только с данными. Программа берёт нужную информацию, подставляет её в шаблон и создаёт готовый файл.
Например, если нужно подготовить договор, система может автоматически подставить название организации, реквизиты, стоимость услуг, сроки и другие данные. Если нужно сформировать коммерческое предложение, программа заполнит таблицу товарами и рассчитает итоговую сумму.
Почему многие компании выбирают Комбинатор
Комбинатор — это программа для автоматического заполнения, подготовки и создания документов по шаблону.
Она позволяет создавать документы любой сложности без ручного редактирования после генерации.
Работа строится следующим образом. Один раз создаётся шаблон документа и настраиваются правила его заполнения. После этого сотруднику достаточно выбрать нужные данные или запустить создание документа из CRM, ERP, BPM-системы либо другой программы.
Комбинатор самостоятельно заполняет документ, подставляет реквизиты, формирует таблицы, рассчитывает суммы и создаёт готовый файл.
Если для разных клиентов используются разные условия, программа автоматически выберет нужный вариант текста. Если документ содержит сложные таблицы или расчёты, они также будут сформированы автоматически.
Поэтому сотрудник работает не с документом, а с данными.
Дочитав до этого момента, вы знаете о многих преимуществах Комбинатора, но ещё далеко не о всех. Попробуйте Комбинатор бесплатно и сделайте нейро-шаблоны из ваших документов!
Комбинатор помогает быстрее заполнять и согласовывать документы.
Меньше времени на рутину и бюрократию — больше на продажи!
Закрывайте больше сделок и зарабатывайте больше.
Битрикс24
Приложение для автоматической генерации документов по данным из CRM. Встроенный текстовый редактор с предпросмотром шаблонов
API
Универсальный модуль для интеграции с любой CRM и ERP. Комбинатор бесшовно встраивается в вашу систему, получает данные, формирует документ и отправляет его
