Коммерческие предложения по 44-ФЗ сначала казались нам обычной частью тендерной работы. Нужно было быстро подготовить КП, приложить документы и успеть подать заявку в срок.
Но когда количество тендеров выросло, стало понятно: сотрудники всё больше времени тратят не на анализ закупок и работу с заказчиком, а на постоянную ручную подготовку документов.
Каждое КП приходилось собирать вручную.
Специалист открывал старый файл, менял данные заказчика, правил таблицы, пересчитывал суммы, проверял сроки, условия оплаты, характеристики товаров и соответствие требованиям закупки.
Если в закупке было много позиций, работа затягивалась ещё сильнее.
Параллельно нужно было:
- проверять техническое задание;
- общаться с поставщиками;
- уточнять цены;
- согласовывать условия внутри компании;
- готовить дополнительные документы для заявки.
В итоге коммерческие предложения по 44-ФЗ стали отдельным узким местом процесса.
У нас были готовые шаблоны и типовые формы документов. Но проблема была в том, что почти каждая закупка отличалась от предыдущей.
Менялись:
- товары;
- объёмы;
- сроки;
- условия оплаты;
- требования заказчика;
- структура таблиц;
- приложения и расчёты.
Из-за этого менеджеры и тендерные специалисты всё равно вручную переделывали документы под каждую закупку.
Чем больше становилось тендеров, тем сильнее рос риск ошибок:
- забыли поменять реквизиты;
- оставили старую цену;
- ошиблись в расчётах;
- приложили не ту версию файла.
А в тендерах даже небольшая ошибка может стоить участия в закупке.
В какой-то момент мы поняли: если сотрудники продолжают вручную собирать документы, отдел никогда не сможет нормально масштабироваться.
Нам нужен был не просто набор файлов, а конструктор шаблонов документов, который сможет автоматически собирать коммерческие предложения по данным закупки.
Так мы внедрили Комбинатор.
Мы настроили автоматическое заполнение документов так, чтобы большая часть данных подставлялась автоматически.
Теперь специалист загружает данные по закупке, выбирает нужные параметры и получает готовое КП:
- с заполненными реквизитами;
- с нужными таблицами;
- с автоматическими расчётами;
- с нужными формулировками;
- с корректными суммами и условиями.
Если закупка меняется, документ перестраивается автоматически.
При этом мы сохранили наши привычные типовые формы документов и не переделывали бизнес-процессы ради системы.
Подготовка коммерческих предложений по 44-ФЗ стала занимать намного меньше времени. Специалисты перестали вручную копировать данные и править таблицы в каждом документе.
Согласование тоже ускорилось: документы начали формироваться по единым правилам, поэтому количество ошибок и правок резко сократилось.
Главное — команда стала успевать участвовать в большем количестве закупок без расширения штата.
После внедрения Комбинатора скорость подготовки тендерных документов выросла в 4 раза. Команда стала быстрее готовить коммерческие предложения по 44-ФЗ и быстрее подавать заявки на участие в закупках.
За счёт этого выросло количество качественно обработанных тендеров, а выручка компании увеличилась на 40%.
Если ваша команда тоже тратит слишком много времени на коммерческие предложения по 44-ФЗ, попробуйте Комбинатор бесплатно. Сервис поможет настроить автоматическое заполнение документов и создавать КП, договоры, счета и другие типовые формы документов намного быстрее.
Дочитав до этого момента, вы знаете о многих преимуществах Комбинатора, но ещё далеко не о всех. Попробуйте Комбинатор бесплатно и сделайте нейро-шаблоны из ваших документов!
Комбинатор помогает быстрее заполнять и согласовывать документы.
Меньше времени на рутину и бюрократию — больше на продажи!
Закрывайте больше сделок и зарабатывайте больше.
Битрикс24
Приложение для автоматической генерации документов по данным из CRM. Встроенный текстовый редактор с предпросмотром шаблонов
API
Универсальный модуль для интеграции с любой CRM и ERP. Комбинатор бесшовно встраивается в вашу систему, получает данные, формирует документ и отправляет его
