Бизнес-процессы в Битрикс помогают автоматизировать рутинные задачи: ставить задачи сотрудникам, менять статусы сделок, отправлять уведомления и запускать действия по заданным правилам.
Но во многих компаниях есть одна проблема. Сам бизнес-процесс работает, а документы внутри него по-прежнему создаются вручную.
Менеджер переводит сделку на новый этап, получает задачу подготовить КП или договор и дальше начинает работать с файлами. В результате часть процесса автоматизирована, а часть остаётся ручной.
Где чаще всего возникают проблемы
Обычно всё выглядит примерно одинаково.
Когда сделка доходит до определённого этапа, нужно подготовить документы:
- коммерческое предложение;
- договор;
- счёт;
- акт;
- приложение.
Данные уже есть в CRM. Но менеджеру всё равно приходится открывать шаблон, переносить информацию из сделки, проверять реквизиты и согласовывать документ.
Получается странная ситуация: бизнес-процессы в Битрикс работают, но сотрудники продолжают тратить время на однотипную ручную работу.
Особенно заметно это становится при большом количестве сделок.
Почему стандартной автоматизации бывает недостаточно
Многие компании автоматизируют постановку задач, уведомления и смену стадий сделки. Но подготовка документов остаётся отдельным процессом.
Из-за этого появляются:
- задержки между этапами сделки;
- ошибки при переносе данных;
- долгие согласования;
- разные версии документов;
- лишняя нагрузка на менеджеров.
В итоге сотрудники тратят время не на клиентов, а на подготовку файлов.
Как связать бизнес-процессы в Битрикс с документами
Следующий шаг после настройки бизнес-процессов — автоматизация документов.
Например, когда сделка переходит на этап «Подготовка КП», система может автоматически создать коммерческое предложение.
Когда клиент согласовал условия — сформировать договор.
Когда договор подписан — создать счёт.
То есть документы становятся частью бизнес-процесса, а не отдельной ручной задачей.
Как это реализовать с помощью Комбинатора
Комбинатор встраивается в Битрикс24 и позволяет автоматически создавать документы по данным CRM.
В шаблон один раз закладываются все правила компании:
- нужные формулировки;
- условия;
- таблицы;
- реквизиты;
- варианты документов.
После этого бизнес-процесс может автоматически запускать создание документа на нужном этапе сделки.
Комбинатор сам подставляет данные клиента, формирует таблицы, рассчитывает суммы и создаёт готовый документ.
При этом используются привычные типовые формы документов компании, а менеджеру больше не нужно вручную переносить информацию между CRM и файлами.
Результат
Когда документы становятся частью бизнес-процессов в Битрикс, сделки начинают двигаться заметно быстрее.
Менеджеры перестают тратить время на рутинное заполнение документов, количество ошибок сокращается, а согласование занимает меньше времени.
В результате скорость закрытия сделок может вырасти в 2–4 раза, а выручка отдела продаж — на 20–40%.
Если вы уже используете бизнес-процессы в Битрикс, но документы всё ещё создаются вручную, попробуйте Комбинатор бесплатно. Он поможет автоматизировать создание КП, договоров, счетов и других документов прямо внутри ваших бизнес-процессов.
Дочитав до этого момента, вы знаете о многих преимуществах Комбинатора, но ещё далеко не о всех. Попробуйте Комбинатор бесплатно и сделайте нейро-шаблоны из ваших документов!
Комбинатор помогает быстрее заполнять и согласовывать документы.
Меньше времени на рутину и бюрократию — больше на продажи!
Закрывайте больше сделок и зарабатывайте больше.
Битрикс24
Приложение для автоматической генерации документов по данным из CRM. Встроенный текстовый редактор с предпросмотром шаблонов
API
Универсальный модуль для интеграции с любой CRM и ERP. Комбинатор бесшовно встраивается в вашу систему, получает данные, формирует документ и отправляет его
